Ha összeszámolnánk, nem meglepÅ‘ módon több napot is kitenne azon órák száma, melyeket egy-egy találkozó, értekezlet megszervezésével, telefonos lemondásával, idÅ‘pont módosításokkal és az ezekbÅ‘l fakadó félreértésekkel eltöltünk egy évben. Gondoljunk csak bele: ennek a pár napnak hirtelen milyen jelentÅ‘sége lenne akkor, ha ezeket a napokat extra szabadságként tudnánk felhasználni.

A naptáram a titkárom
A mindennapi vállalati kommunikációhoz ma már modernebb cégeknél hozzátartozik, hogy az elektronikus levelezés mellett munkatársak a naptárukat is online vezetik. Ennek több okból van jelentÅ‘sége. Egyrészt azért, mert ha felhÅ‘-alapon tesszük mindezt, akkor a számítógépünkön felvitt naptárbejegyzések egybÅ‘l mobiltelefonunkban is megjelennek és ugyanígy fordítva: mobilunk valamennyi elÅ‘zÅ‘leg felvett idÅ‘pontról értesít minket és adott esetben a helyszínektÅ‘l kezdve a résztvevÅ‘kig minden, mindig a zsebünkben lehet anélkül, hogy az egyes részleteket külön cetlikrÅ‘l, spirálfüzetbÅ‘l, netán asztali naptárból keresgéljük.

Az Office 365 naptárszolgáltatása pontosan ezt a kényelmet hozza el a mindennapokba: az email, közös dokumentumtár, névjegyalbum és Sharepoint weboldal szolgáltatások mellett a naptárunkhoz is ugyanazon office365.hu weboldalon keresztül érhetÅ‘ el, vagy a már beállított, erre alkalmas mobiltelefonunkon, mely állandó szinkronban van a Microsoft szervereivel annak érdekében, hogy az egyes levelek és naptárbejegyzések mindig, mindenhol utolérjenek bennünket.

Az Office 365 naptárfunkcióival akár egyedi, akár naponta, hetente, havonta, vagy évente ismétlÅ‘dÅ‘ eseményeket is rögzíthetünk, melyekhez egyedileg beállítható, hogy azok bekövetkezte elÅ‘tt hány perccel csipogjon mobiltelefonunk, és dobjon fel a számítógép emlékeztetÅ‘ ablakokat. Ezeken felül valamennyi eseményre a vállalati címlistából tetszÅ‘leges számú személy meghívható, melyrÅ‘l mindenki emailben kap értesítést, és a meghívás elfogadásáról, elutasításáról, vagy új idÅ‘pontok javasolásáról pedig az értekezlet szervezÅ‘je – adott esetben mi – is értesülünk.

Az Office 365 arról is gondoskodik, hogy az így megszervezett találkozók kapcsán a végeláthatatlan idÅ‘pont tologatásoknak és lemondásoknak elejét vegyük: a rendszer az egyes értekezlet résztvevÅ‘k hozzáadásakor jelzi, hogy az Å‘ naptárjuk szerint akkor éppen ráér-e az illetÅ‘, illetve igény szerint automatikusan javasol olyan idÅ‘pontot, mely valamennyi munkatárs naptárjában szabad.